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Ein Portal, ein Tor zum personalisierten Content – Teil 2

Was genau ist ein Portal?(Fortsetzung von Teil 1)

Integrationsstrategie und Aufteilung in „Streams“ (Projektuntergruppen)

Im Wesentlichen kann man ein Portalprojekt in vier Unterbereiche (Streams) aufteilen:

Portale #3

 

Neben dem eigentlichen Portal-Projektteam, welches sich hauptsächlich mit allen Aspekten der Planung, also der genauen Analyse der laufenden Geschäftsprozesse, der Klassifizierung des vorhandenen Contents, der Modellierung der Taxonomie und der eigentlichen technischen Integration des Portals seinen verschiedenen Komponenten befasst, existieren weitere untergeordnete Streams.

Das Projektteam welches die Applikations-Anbindung (Application Integration) pilotiert ist sicherlich das wichtigste aller untergeordneten Streams. Hier werden neben einem kompletten Inventar der an das Portal anzuschließenden Anwendungen auch unabdingbare Roadmaps mit fixen Terminzusagen und detaillierte Integrationsstrategien zwischen den Applikationsverantwortlichen und dem Portal-Projektteam angefertigt. Das Application Integration Team wirkt ferner bei der Auswahl und der Konfiguration, ggfs. auch bei der Anpassung der Portal-Konnektoren für die jeweiligen Anwendungen aktiv mit.

Der Aufgabenbereich Authentifikation und Sicherheit ist deshalb in einen separaten Stream ausgegliedert, weil normalerweise die Applikationslandschaft innerhalb eines Unternehmens historisch gewachsen ist und nur in den seltensten Fällen eine homogene Landschaft mit nur einem einzigen Directory für das Benutzer- und Passwortmanagement existiert.

Kernaufgabe dieses Streams ist, die einzelnen sicherheitsrelevanten Aspekte der Portalimplementation in Bezug auf die Taxonomie, den Zugriff der Konnektoren in Richtung Anwendungs-Backend und die Bereitstellung der verschiedenen Informationen in den einzelnen Portal-Benutzerprofilenzu beleuchten und hierfür Konzepte zu entwickeln, die das Portal Projekt Team in Kooperation mit der (hoffentlich) bereits vorhandenen hauseigenen IT-Security umsetzen soll. Ein Portalprojekt ist auch meistens immer der Startschuss, sich in der hauseigenen IT Gedanken über Lösungen wie das Single-Sign-On (SSO) zu machen, um ein Höchstmaß an Flexibilität zu bewahren und sich vor hohen Aufwänden bei der ansonsten sehr umständlichen Verwaltung und Administration von verteilten Benutzern und Benutzerrechten auf verschiedenen Systemen zu schützen.

Zuguterletzt zeichnet sich der Stream „Training“ für die Bereitstellung von online- und offline Supportmaterialien zur Sensibilisierung der Portalbenutzer im Umgang mit den Portalfunktionalitäten und allen angebundenen Anwendungen verantwortlich. Zu diesen drei weiteren Streams sind – je nach Anspruch und aktueller Aufstellung der kunden-eigenen IT – auch noch die Einrichtung zusätzlicher Streams empfehlenswert.

Zum einen wäre es sicherlich hilfreich, wenn Portal-Benutzer auf einen dedizierten Portal-Helpdesk zugriff hätten, der – entsprechende administrative Rechte im Portal vorausgesetzt – Änderungen an den Metadaten oder aus versehen vom Nutzer falsch in der Taxonomie verankerten Elementen vornehmen, Benutzerprofile löschen oder die zwischengespeicherten Informationen eines bestimmten ApplikationsKonnektors zurücksetzen kann. Weiterhin ist die Schaffung eines dedizierten Portal-Performance Teams, welches sich – zumindest in der ersten Zeit des Betriebes – um alle Aspekte der Performance-Optimierung des Portals im Rahmen einer CMMI-Herangehensweise kümmert. Dies kann entweder direkt oder als 2nd-Level-Organisation nach dem hauseigenen ITHelpdesk geschehen. Gerade dieser Punkt wird bei vielen PortalImplementationen und Kundenprojekten in erschreckender Weise sehr oft vernachlässigt.

Die beiden letzten aufgezählten Streams sollten ausschließlich von Fachleuten betrieben werden, hier am falschen Ende sparen zu wollen ist gerade im Betrieb von Portalen ein sehr sensibles Thema: Die Akzeptanz auf Benutzerseite und der Erfolg von unternehmensweiten Portal-Initiativen steht und fällt direkt mit der Zufriedenheit seiner Anwender. Aus diesem Grunde empfehle ich Tätigkeiten, wie den 2nd-Level Service und Support an professionelle Dienstleister wie z.B. auch die neusta portal services GmbH  auszugliedern.

Content-Migration, Akzeptanz und weitere Maßnahmen

Sobald das Portalgerüst im Rohbau steht, geht es an dessen Füllung mit Inhalten. Bei den meisten Portalimplementationsprojekten wird gefordert bereits vorhandenen Content in das neue Portal zu migrieren. Gerade dieser Schritt muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden, denn die Akzeptanz eines Portals bei Mitarbeitern und Kunden steht und fällt mit der Wiedererkennbarkeit der gewohnten Inhalte und Funktionen. Viele User tendieren dazu das neue Portal zu verteufeln, sollte man die alten Informationen nicht in derselben einfachen Art und Weise auffinden können wie auf der statischen HTML-Seite mit dem guten alten Drop-Down-Menü. Hier sind Coachings und eventuell weitere Schulungsmaßnahmen innerhalb des Unternehmens für spezielle Rollen und Aufgaben im Portal (z.B. Content-Ersteller) vonnöten.

Vorteile für Unternehmen

Die wichtigsten Punkte wurden ja bereits kurz angerissen: Ein Portal erlaubt die Verschlagwortung innerhalb einer definierten Struktur (Taxonomie) aller bereitgestellten Inhalte inklusive der Möglichkeit zur Personalisierung und wesentlich mehr Flexibilität bei der Einbindung von externen Anwendungsinformationen, gepaart mit hoher Ausfallsicherheit und Schaffung einer zusätzlichen Ebene als Zwischenschicht zwischen Präsentationsschicht und Backend.

Diese zusätzliche Ebene erlaubt es, Geschäftsprozesse abzubilden, sowie eine einheitliche Datenbasis zu schaffen, ohne dabei das Anwendungsportfolio im Hintergrund verändern oder austauschen zu müssen.

Man erkennt also, dass die Einführung eines Portals in einem Unternehmen eine gewisse Flexibilität sowohl auf Nutzer- als auch auf Unternehmensseite voraussetzt – aber auch häufig erst mit sich bringt.

Durch die Einführung eines Portals wird in den meisten Unternehmen eine zusätzliche Ebene zur Aufbereitung und Darstellung von Informationen geschaffen, diese macht es leicht zum Beispiel Richtlinien zum Corporate Design umzusetzen oder Risiken und Auswirkungen von Paradigmenwechseln in Backendsystemen wie z.B. Datenbanken erfolgreich zu minimieren.

Portale können auch dazu beitragen, die IT-Sicherheit im Unternehmen entscheidend zu verbessern: Durch die Taxonomie und Metadaten können z.B. besonders sensible Inhalte wirksam klassifiziert und nur bestimmten Personengruppen verfügbar gemacht werden.

Gelegenheitsnutzer, die nur ab und an einige Daten zu Reporting-Zwecken von sensiblen Systemen wie z.B. SAP benötigen, können sich leicht ihr eigenes Dashboard im Portal zusammenstellen ohne dabei jedoch ein Login mit erweiterten Rechten auf dem SAP-System selbst zu besitzen.

Fortsetzung in Teil 3: 

Im nächsten Teil geht es um die Marktvorstellung, im Detail geht es um Microsoft Share Point, Liferay Portal Server und das IBM WebSphere Portal.

Lesen Sie hier ab dem 04.09 den Teil 3

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