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Ein Portal, ein Tor zum personalisierten Content – Teil 1

Auf Wikipedia findet man unter dem Begriff “Portal” (Informatik)
“Ein Portal ist eine Applikation, die einen zentralen Zugriff auf personalisierte Inhalte sowie bedarfsgerecht auf Prozesse bereitstellt.”1

Was bedeutet das? Brauchen wir das auch?
1 Quelle: www.wikipedia.de

Diese und andere Fragen möchte ich mit dem folgenden Beitrag beantworten. Außerdem möchte ich Ihnen Wege aufzeigen, wie man Portale in Unternehmen einführt und produktiv einsetzt.

Da es sich um ein umfangreiches Thema handelt, werde ich eine kleine Serie daraus machen, die ich immer wiederkehrend freitags veröffentliche. Jetzt wünsche Ihnen viele Anregungen und Erkenntnisse und freue mich natürlich wenn Ihnen mein Beitrag gefällt.

 

Vorwort

Die Einführung eines Portals ist immer ein sehr komplexes und vor allem sehr folgenreiches Projekt in der Informationstechnologie. Im Gegensatz zu normalen statischen oder dynamischen Websites bündeln und visualisieren Portale wichtige Informationen aus mehreren Backend-Systemen. Dies ermöglicht dem Anwender in den meisten Fällen sogar eine gewisse Auswahl der anzuzeigenden Informationen und somit die Personalisierung der angezeigten Inhalte von verschiedenen Anwendungen mit nur einem Login. Portale sollen vor allem durch diese Möglichkeit eine Zeitersparnis und am Ende einen echten Mehrwert für die Anwender bringen. Wichtig dabei ist, bestehende Prozesse nicht täglich zu verändern.

Bereits zu Beginn eines Projektes für ein Portal sollten alle beteiligten Akteure über die jeweiligen Ziele und den Hauptzweck des Portals informiert sein, damit alle Player eine einheitliche Herangehensweise erarbeiten können. Die Ausarbeitung eines akribisch erarbeiteten Pflichtenheftes sowie eine gewissenhaft durchgeführte technische Analyse aller anzubindenden Informationssysteme ist unumgänglich, egal, ob nun das spätere Ziel ein internes Mitarbeiter-Informationsportal, ein Management-Informationssystem für die Visualisierung von KPI oder gar ein nach außen hin verfügbares Kunden-Portal ist.

Die Entscheidung, ein internes oder öffentliches Portal mit allen seinen portaltypischen Funktionalitäten auf die Beine stellen, ist eine sehr tiefgreifende, und häufig auch eine kostenintensive Entscheidung. Die sich aber in der Regel lohnt.

Ein Portal ist innerhalb eines Unternehmens häufig eine Investition in die Zukunft, die losgelöst von festen, ggf. überholt geltenden Strategien agieren kann. Dabei können sogar vormals getätigte Entscheidungen bei der Auswahl der verschiedenen Backend-Applikationen korrigiert und neue Technologien mit alten verbunden werden.

 

Was genau ist nun ein Portal?

Ein Portal stellt Anwendungen, Informationen und Dienste aus verschiedensten Quellen innerhalb des Intra- und/oder Extranets zusammen und bietet den Nutzern Möglichkeiten zur Personalisierung des angezeigten Contents. Durch Trennung von Layout und Inhalt, z.B. durch Integration von Content Management Systeme (CMS), können Anwender sogar Inhalte direkt im Portal erfassen, die anschließend in das jeweilige Backendsystem übertragen werden.

Durch die dadurch mögliche Fokussierung auf den reinen Inhalt, können Suchanfragen um ein vielfaches effektiver und zielgerichteter beantwortet werden. Im Idealfall bekomme ich als Anwender Informationen, aus völlig verschiedenen Applikationen, auf meine Bedürfnisse zugeschnitten.

Durch Vereinheitlichung der grafischen Bedienelemente und die Vermischung der Funktionalitäten und Informationen aus verschiedenen Anwendungen, sinkt gleichzeitig der vormals benötigte Schulungsaufwand. Hier ein Beispiel:
Ein Mitarbeiter muss nicht mehr langwierig und kostenintensiv auf verschiedenen SAP-Modulen und Office-Produkten geschult werden. Wenn das Portal in der Lage ist, die für seinen Monatsbericht an seinen Vorgesetzten benötigten Kennzahlen übersichtlich zusammen mit anderen Elementen aufzubereiten und darzustellen. Wenn jetzt noch ein integrierter Workflow automatisch den Bericht per Email versendet, ist die Produktivitätssteigerung enorm.

Ein Portalsystem besteht in erster Linie aus einem dynamischen Webserver, dem ein so genanntes Portal-Framework aufgesetzt wird. Dieses Framework ist zuständig für alle Aspekte der graphischen Aufbereitung und der Personalisierung der angezeigten Inhalte mittels zusätzlich beschreibender Informationen.

Angebundene Anwendungen, die vormals eher isoliert genutzte Insellösungen waren, können innerhalb eines Portals sogar automatisiert untereinander über dieses Framework kommunizieren.

Portale #1

Neue Schnittstellen lassen sich z.B. für die automatische Steuerung von Produktionsprozessen jederzeit an ein bestehendes Portal anbauen. Hier eröffnen sich für ein Unternehmen viele ungeahnte neue Möglichkeiten einen echten Mehrwert aus bereits vorhandenen Informationen zu ziehen.

Metadaten

Sobald ein Benutzer Informationen erstellt, werden zusammen mit dem eigentlichen Inhalt weitere beschreibende Informationen abgespeichert. Diese nicht sichtbaren Informationen nennt man Metadaten. Metadaten entstehen zum größten Teil automatisch. Zum Beispiel durch die Erstellung von Informationen an einem bestimmten Platz in einer vorher festgelegten Struktur oder aufgrund der Zuordnung des Erstellers zu einer bestimmten Funktion. Manchmal können Content-Ersteller zudem manuelle Tags vergeben, oder bei sehr langen Textartikeln Schlagwörter automatisch generieren. Dies Schlagwörter basieren auf den Datei- und Dokumenteigenschaften sowie Einstellungen zur Taxonomie (Metadatenstruktur) der jeweiligen Clientanwendung.

Aus diesem Grund ist es sehr wichtig zu verstehen, das ein Portal ohne eine gründlich durchdachte Metadatenstruktur (auch Taxonomie genannt) nicht gut funktionieren kann, geschweige denn die Vorteile der Portaltechnologie voll ausspielt. Eine umfassende Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse, Funktionen und der einzelnen Aufgaben aller Content erstellenden Prozesse ist also unumgänglich.

 

Portlets vs. dynamische Websites

Könnte man nicht ähnliche Funktionalitäten auch allein mit dynamischen JSP oder ASP Websites erreichen? Worin genau liegt eigentlich der Nutzen von einem Portal?

Die wesentlichen Gründe für die Einführung von Portalen in Unternehmen sind ihre Performance, die Skalierbarkeit im Gegensatz zu selbstprogrammierten Lösungen, sowie die hohe Anpassbarkeit. Außerdem beschreitet man bei selbstentwickelten dynamischen Websites stets eine Art Einbahnstraße und nimmt sich mit dieser Wahl sehr viel Flexibilität. Hier müssen alle zu integrierenden Anwendungen mit ihrem gewünschten Funktionsumfang mühsam abgebildet, manuell integriert und eventuell sogar an verschiedene Rollen angepasst werden.

Portale sind hingegen einfacher mit Leben und Inhalten zu füllen. Ein Wechsel der unterliegenden Datenquellen von Drittanbietern kann um ein vielfaches einfacher gewartet werden. Die Aussage:” Ein Portal ist im Gegensatz zu einer maßgeschneiderten Individuallösung nicht so Wartungsaufwendig und dadurch nicht so kostenintensiv.” ist dadurch leicht nachvollziehbar. Allerdings sollte man nicht unbeachtet lassen, dass die Integrationskosten eines Portals häufig höher sind, als für Standard-Webservices.

Die technische Ausfallsicherheit ist im Vergleich zu traditionellen gehosteten dynamischen Sites ein weiteres wichtiges Kriterium, gerade in großen Organisationen. Alle Informationen werden nach dem Login in so genannten Portlets dargestellt, die sich bei den meisten Portalen in aussehen, Größe, Sichtbarkeit oder Position frei anpassen lassen.

Einmal getätigte Benutzereinstellungen werden daraufhin im eigenen Benutzerprofil clientunabhängig abgespeichert und erlauben dem Benutzer so stets eine personalisierte Sicht auf die für den jeweiligen Benutzer interessanten Dinge. Portlets sind also in sich unabhängige Informationsfenster auf die durch die Konnektoren bereitgestellten Inhalte von externen Drittanbieter-Applikationen.

Portale #2

Der sicherlich interessanteste Vorteil an diesen Portlets jedoch ist, dass sie von der Portalengine unabhängig voneinander verwaltet werden.

Dies bedeutet, das z.B. ein bestimmtes Backend-System temporär nicht verfügbar sein kann, während die Portalengine nach einem kurzen Timeout entweder eine Fehlermeldung nur für dieses eine Portlet generiert oder aber die letzte valide Information auf der Portalseite angezeigt.

Eine Individuallösung, insbesondere eine dynamische Website, würde hier in den meisten Fällen einen Fehler für die komplette Seite generieren und so auch alle anderen Informationen der Seite blockieren.

 

Fortsetzung folgt in Teil 2:

Im nächsten Teil zeige ich Ihnen eine Integrationsstrategie, Content-Migration und weitere Vorteile für Unternehmen.

Lesen Sie hier ab dem 29.08 den Teil 2

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